Personvern og samtykkeerklæring

PERSONVERN OG SAMTYKKEERKLÆRING FOR 
UTØVER I DEN KULTURELLE SKOLESEKKEN I VESTFOLD

Denne erklæringen er laget i henhold til bestemmelsene i den norske oversettelsen av Personvernforordningen GDPR Regulation (EU) 2016/679

GENERELT
Formålet:
Vestfold fylkeskommune ved kulturseksjonen registrerer og behandler personopplysninger om deg i forbindelse med oppdrag i Den kulturelle skolesekken (Heretter forkortet DKS). 

Formålet med innsamlingen og behandlingen av opplysningene er å administrere din deltakelse i Den kulturelle skolesekken. Opplysningene brukes bla. for inngåelse av kontrakt og informasjon til kommuner og skoler om deg som utøver og din produksjon via nettside, app og Facebook.

Dette gjelder bl.a. bestilling av reise, overnatting, informasjon om din produksjon og evalueringsskjema.

Bruk av opplysningene til annet formål
Vestfold fylkeskommune har ikke rett til å bruke dine personopplysninger til annet formål enn det som står i denne erklæringen. Dersom det er aktuelt, må Vestfold fylkeskommune innhente et nytt samtykke fra deg. Vestfold fylkeskommune kan heller ikke videreformidle dine personopplysninger til tredjepart uten ditt samtykke.

Hjemmel
Hjemmel for å registrere, behandle og lagre dine personopplysninger knyttet til 
DKS, er ditt samtykke i denne erklæringen.

Lagring
Opplysningene du har registrert, vil ligge lagret og sikret på Vestfold fylkeskommunes filserver og vil ikke være tilgjengelige for andre i Vestfold fylkeskommune enn de som deltar i administrasjonen av DKS. 

Deltakelse i DKS innebærer også, at dine kontakt-opplysninger som navn, e-post adresse og telefonnummer legges ut på nettsiden, app’en for Den kulturelle skolesekken og vår Facebook side.

Vestfold fylkeskommune kan ikke lagre dine personopplysninger på server eller i skytjenester hos tredjepart uten ditt samtykke.

Retten til innsyn, korrigering og sletting
Du kan når som helst be om å få se personopplysningene som Vestfold fylkeskommune har lagret om deg knyttet til DKS. 
Henvendelser om dette, retter du til systemeier. Dersom du finner opplysningene unøyaktige eller ufullstendige, kan du kreve å få opplysningene korrigert eller slettet.

Retten til å trekke tilbake et gitt samtykke 
Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til at vi kan behandle de personopplysningene du gjennom deltakelse i DKS har gitt oss. 

Trekker du tilbake ditt samtykke skal alle personopplysninger du har gitt fra deg til DKS slettes. Slettingen gjelder av regnskapsmessige årsaker ikke inngåtte kontrakter og evt. fakturagrunnlag.

Retten til sletting gjelder også i evt. back-up som Vestfold fylkeskommune bruker for å til enhver tid sikre forsvarlig oppbevaring av opplysningene dine.

Retten til å klage til tilsynsmyndighet
Dersom du ønsker å klage på den måten dine personopplysninger blir eller har blitt behandlet på, kan du klage til Datatilsynet. Datatilsynet er tilsynsmyndighet for all behandling av personopplysninger i Norge.

Samtykke til behandling av opplysningene dine:
Når du inngår et samarbeid med Den kulturelle skolesekken samtykker du til:

•    At vi behandler dine kontaktopplysninger 
•    At vi deler kontaktopplysningene på våre nettsider, i en app og på Facebook

Med kontaktopplysninger menes: ditt navn, din epostadresse, ditt telefon nr. og
din adresse.

Vår administrasjon for DKS vil lagre ditt samtykke som en del av vår interkontroll og dokumentasjon knyttet til personvern. 

ROLLER I BEHANDLINGEN AV PERSONOPPLYSNINGER

Behandlingsansvarlig: 
Er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes.

Systemeier:
Systemeier har ansvar for oppfølging av lovverk relatert til systemet der personopplysningene forvaltes. Systemeier skal kontrollere at drift og funksjonalitet er i henhold til lov, forskrift og de rutiner fylkeskommunen har utarbeidet for å sikre forsvarlig behandling av opplysningene.


Personvernombud
Vestfold fylkeskommune har oppnevnt et personvernombud, som skal ha og føre oversikt over hvordan fylkeskommunen behandler personopplysninger.  Videre skal personvernombudet peke på brudd på personvernlovgivning dersom ombudet oppdager dette.

Databehandler: 
Er den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige. Databehandler for personopplysningene som registreres i Den kulturelle skolesekken er Vestfold fylkeskommune. Vestfold fylkeskommune ønsker å sikre at du som utøver i Den kulturelle skolesekken skal føle deg trygg på at gjeldende lover og regler følges og at datasikkerheten er forsvarlig ivaretatt.  


Kontaktinformasjon i Vestfold fylkeskommune:
Behandlingsansvarlig:
Fylkesrådmann Øyvind Sørensen
Svend Foyns gate 9, 3126 Tønsberg
Tlf. +47 33 34 40 00

Systemeier:
Kulturdirektør Tor Skytøen
Svend Foyns gate 9, 3126 Tønsberg
Tlf. +47 33 34 40 00

Personvernombud:
Hallgeir H. Henriksen
Svend Foynsgate 9, 3126 Tønsberg
Tlf. +47 33 34 40 00